Membangun Rumah Tahap 11: Tender Kontraktor

Setelah semua proses perancangan selesai, gambar kerja sudah lengkap, dan RAB sudah dihitung dengan rinci, sekarang waktunya untuk mencari kontraktor pelaksana pembangunan. Salah satu caranya adalah dengan mengadakan tender kontraktor.

Tender merupakan proses pengajuan penawaran oleh pihak kontraktor yang akan dilakukan di lapangan sesuai dengan dokumen tender. Tender dilakukan untuk menyeleksi dan menetapkan calon kontraktor yang akan melaksanakan dan menyelesaikan semua desain sesuai gambar kerja yang telah disetujui.  Tender tidak hanya dilakukan untuk mencari kontraktor pelaksana, namun bisa juga untuk mencari dan menyeleksi perusahaan pengadaan material bangunan.

Contoh surat penawaran harga proyek (sumber : touqid.wordpress.com)

Sebelum melaksanakan tender, arsitek harus sudah mengolah hasil pembuatan gambar kerja ke dalam dokumen tender yang dilengkapi dengan rincian uraian Rencana Kerja dan Syarat-syarat teknis pelaksanaan pekerjaan (RKS), Rencana Anggaran Biaya (RAB), dan Daftar Volume Pekerjaan (Bill of Quantity / BQ).

Semua dokumen di atas diperlukan untuk mendukung proses pemilihan dan penugasan pelaksana konstruksi, pengawasan pelaksanaan konstruksi, serta perhitungan besaran luas dan volume serta biaya pelaksanaan pembangunan dengan rinci dan jelas.

Pada tahap tender, arsitek juga membantu klien secara menyeluruh atau sebagian pada saat :

1. mempersiapkan Dokumen Tender
2. melakukan prakualifikasi seleksi pelaksana konstruksi
3. membagikan Dokumen Tender kepada peserta tender
4. memberikan penjelasan teknis dan lingkup pekerjaan
5. menerima penawaran biaya dari pelaksana konstruksi
6. melakukan penilaian atas penawaran tersebut
7. memberikan nasihat dan rekomendasi pemilihan pelaksanaan konstruksi kepada klien
8. menyusun Perjanjian Kerja Konstruksi antara klien dan Pelaksana konstruksi

(sumber : www.iai-jakarta.org)

Dengan diadakannya tender kontraktor ini, diharapkan mendapat penawaran biaya dan waktu konstruksi yang wajar dan memenuhi persyaratan teknis pelaksanaan pekerjaan sehingga proses dan hasil konstruksi dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan dengan baik dan benar.

Cara memilih kontraktor yang baik

1. memiliki dokumen diri yang jelas, misalnya KTP ataupun Surat Ijin Usaha yang masih berlaku
2. memiliki tanggung jawab dan kualifikasi teknis serta manajerial untuk melaksanakan proyek dengan baik
3. memahami seluruh pekerjaan yang akan diadakan dengan jelas
4. memiliki tenaga ahli, peralatan khusus, fasilitas, dan pengalaman tertentu yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan
5. memiliki alamat tetap dan jelas yang mudah dijangkau
6. bersedia menandatangani kontrak pelaksanaan proyek

Untuk proyek berukuran besar, kontraktor harus memenuhi persyaratan berikut : 

7. Akte, NPWP, SIUP, SITU, TDP, SBU, Pengukuhan Pajak, KTP Direktur
8. memiliki Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) yang masih berlaku
9. memiliki NPWP dan telah melunasi semua kewajiban pajak yang berlaku
10. tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dalam keadaan bangkrut atau pun pemberhentian usaha, dan sanksi pidana
11. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) perusahaan
12. Laporan keuangan (neraca, laporan laba/rugi, dan laporan arus kas)
13. memiliki surat dukungan dari keuangan dari bank untuk mengikuti tender, sekurang-kurangnya 5% dari nilai tender
14. apabila pihak kontraktor berbeda dengan pihak pengadaan barang maka keduanya haruslah tidak pernah terlibat dalam KKN dan memiliki surat dukungan pengadaan barang atau alat
15. kontraktor mau pun penyedia jasa dan barang harus memiliki Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) Konstruksi Bidang Pekerjaan Umum, sesuai Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 05/PRT/M/2014 dan Surat Edaran Menteri PUPR No.66/SE/M/2015 tentang Biaya Penyelenggaraan SMK3 Konstruksi. [1]

Contoh undangan tender (sumber : saranghanda-yeongwonhi.blogspot.co.id)

Contoh SIUJK (sumber : jasa-siujk.blogspot.co.id)

Isi Berkas Tender yang harus disiapkan oleh pemilik proyek :

1. Persyaratan tender
2. Landasan kerja kontraktor
3. Sistem pembayaran dan retensi  
4.  adalah jumlah termin (progress billings) yang tidak dibayar / ditahan hingga pemenuhan kondisi yang ditentukan dalam kontrak untuk pembayaran jumlah tersebut atau hingga telah diperbaiki. Besarnya nilai retensi biasanya sebesar 5% dari nilai kontrak proyek.[2]
4. Pedoman kerja
5. Syarat teknik pekerjaan 

Persyaratan Tender

yang diajukan oleh pemilik proyek :

1. jumlah berkas
2. nama dan alamat yang ditujukan
3. waktu pemasukan dokumen tender
4. kelengkapan dokumen tender
5. format rencana anggaran biaya
6. masa berlaku surat penawaran
7. pemenang tender
8. waktu pelaksanaan pekerjaan
9. masa pemeliharaan pekerjaan
10. uang jaminan
11. biaya asuransi

Sertifikat SMK3 PP 50/2012 dan contoh bendera emas  (sumber : midiatama.co.id)

Contoh sertifikat audit (sumber : safety4abipraya.wordpress.com)

Kelengkapan dokumen tender

yang harus diserahkan oleh peserta tender :

1. Surat penawaran
2. Rekapitulasi Anggaran Biaya
3. Rincian anggaran biaya
4. rencana jadwal kerja
5. fotocopy akte pendirian perusahaan
6. fotocopy anggaran dasar perusahaan
7. struktur organisasi perusahaan
8. kekayaan perusahaan
9. bukti proyek yang pernah dikerjakan

Pedoman Kerja

yang melibatkan pemilik proyek dan kontraktor pemenang tender :

1. hubungan antar pihak yang terlibat
2. gambar yang digunakan
3. hak dan kewajiban direksi proyek
4. hak dan kewajiban kontraktor
5. pemeriksaan termin pekerjaan  

Termin adalah cara pembayaran dalam dokumen perjanjian yang dikaitkan dengan prestasi kemajuan pekerjaan atau sering disebut dengan bobot prestasi. Misalnya pembayaran termin dilakukan pada setiap bobot pekerjaan dengan besarnya 25%, 25%,25%, 20%, dan terakhir 5%. Pembayaran sebanyak 5% dilakukan setelah masa pemeliharaan selesai. [3]

6. penyimpangan waktu kerja
7. denda
8. pekerjaan tambah kurang
9. serah terima pekerjaan
10. pemutusan surat perjanjian kontrak kerja

Contoh surat dukungan peralatan (sumber : www.scribd.com)

Isi dokumen kerja :

1. waktu ditandatanganinya kontrak
2. pihak yang terikat kontrak
3. maksud ditandatanganinya kontrak
4. jenis pekerjaan
5. dasar pelaksanaan pekerjaan
6. uang jaminan
7. biaya asuransi
8. biaya pekerjaan
9. waktu pekerjaan
10. besaran dan tata cara termijn pekerjaan
11. penyimpangan waktu kerja
12. keamanan proyek
13. laporan kegiatan proyek
14. rapat koordinasi lapangan
15. waktu dan tata cara pemeriksaan termin pekerjaan
16. denda
17. pekerjaan tambah kurang
18. tata cara serah terima pekerjaan
19. pemutusan kontrak
20. perselisihan

Suasana penandatanganan kontrak senilai Rp39,9 miliar antara Sudin Dikmen dan Kontraktor di Gedung B Kantor Walikota Jakarta Barat, Jumat, 5 September 2014 (sumber : megapolitan.harianterbit.com)

Persiapkan semua gambar kerja, RAB, dan dokumen yang diperlukan sebelum melakukan tender. Pilihlah beberapa kontraktor yang dianggap paling kompeten dan memenuhi persyaratan. Undanglah mereka untuk melakukan penawaran harga proyek. Tentukanlah kontraktor dan penyedia barang yang paling mengerti proyek yang akan dilaksanakan, komunikatif, dan melakukan penawaran paling rasional.